Studio Legale Chiricosta & Crea
Come professionisti gestiamo all’interno dei nostri computer una gran mole di documenti, che a loro volta contengono una gran mole di dati, più o meno riservati, riguardanti i nostri clienti. Se pensiamo al concetto di sicurezza dei dati pensiamo, per deformazione professionale, alla legge sulla privacy, e allora facciamo di tutto affinché questi dati siano protetti da invasioni esterne, e quindi li proteggiamo con password di vario genere, esattamente come chiudiamo a chiave l’archivio dei fascicoli (o almeno così impongono i parametri di qualità degli studi professionali, di cui parleremo in altra occasione). Non molti, invece, si premurano contro la perdita definitiva di tali dati, che potrebbe avvenire in tantissimi modi: un fulmine ha deciso di colpire proprio il computer dello studio (spero abbiate un gruppo di continuità…), un virus, un banale errore della vostra segretaria… i più attenti si premuniscono contro simili eventualità con continui backup su supporti esterni (DVD, chiavette, hard disk esterni etc.), ma questo potrebbe non bastare.
Se il vostro studio (e intendo proprio lo stabile) venisse colpito da un incendio, un terremoto o un banale furto, i documenti informatici dei vostri clienti che fine farebbero, nonostante i backup? E ammesso che riusciste a recuperarli, quanto tempo ci mettereste? La domanda non è di poco conto, perché proprio la risposta a queste domande dovrebbe essere contenuta nel Documento Programmatico sulla Sicurezza ex art. 34 del DLGS 196/2003. Oggi predisporre e pubblicare questo strumento non è più obbligatorio, ma rimane comunque uno dei parametri di qualità previsto dalla UNI EN ISO 9001:2008 sui SGQ (Sistema di Gestione della Qualità).
Un rimedio a queste evenienze è il cd. Internet Cloud Computing, ossia l’utilizzo in comune di risorse che si trovano in rete, quindi su un server esterno, come se utilizzaste il vostro computer. In pratica utilizzate delle cartelle e dei software, a seconda del servizio che utilizzate, per gestire i vostri documenti. I files fisicamente non si trovano nel vostro PC, ma in un server esterno, un megacomputer nascosto in qualche posto sperduto, protetto da terremoti, inondazioni e altre calamità. La riservatezza dei dati è garantita in vario modo dall’utilizzo di password, per cui solo voi potete accedere ai vostri dati. Senza fare pubblicità alcuna segnalo come sistema di questo tipo DropBox, che presenta numerosi vantaggi: innanzitutto è gratuito nella versione base (con spazio in più a pagamento), è facilissimo da usare anche per i meno “informatici”, e i dati siu aggiornano in tempo reale.
In pratica Dropbox crea due cartelle dedicate identiche, una nel vostro PC e un sul proprio server; qualunque modifica fatta in una cartella si riproduce automaticamente nell’altra, senza bisogno di fare alcun backup. E se il vostro pc viene colpito da incendio, inondazione o furto, vi basta collegarvi al vostro account DropBox, anche con un cellulare, per riavere tutti i vostri documenti, e come li avevate lasciati. Et voilà!
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