Sei un avvocato? Scrivi una relazione di fine anno

Sei un avvocato? Scrivi una relazione di fine anno

Prima di spiegarvi come scrivere una relazione di fine anno, è meglio spiegarvi a cosa serve fare una relazione per riassumere l’andamento professionale nell'ultimo anno (o negli ultimi). Sia che siate titolare di uno studio vostro, sia che siate un avvocato senza tutele in un mega studio, sia che siate un singolo professionista che ha appena aperto la partita IVA, mettere tutto nero su bianco vi chiarirà le idee su cosa state facendo, su quali sono i vostri obiettivi per il futuro, e verificare se siete sulla strada giusta per realizzarli, oppure no. 

A parte ciò, essere in grado di fare una relazione come quella descritta in questo post vi potrà essere utile in altre occasioni: accedere a finanziamenti che presuppongono un progetto, un business plan; nel caso decidiate di associarvi, permetterà ai soci di conoscersi meglio tra loro (e di verificare se hanno gli stessi obiettivi e la stessa vision dello studio). Se siete a fine carriera e state per chiudere lo studio senza eredi, potreste pensare di venderlo ad un collega più giovane: una relazione del genere vi permetterà di assegnargli un valore ben preciso.

Ordunque: contenuto minimo. Se non la avete mai scritta, cominciate a scrivere (letteralmente, nero su bianco) tutto il vostro percorso professionale, dall’iscrizione all’albo ad oggi: perché avete fatto questa scelta, quali erano i vostri obiettivi, quali sono le aree di maggior pratica, quali i vostri clienti tendenziali; descrivete la vostra situazione attuale: lavorate da soli o in gruppo? Uno studio associato o mera condivisione di spese? Siete alle dipendenze di fatto di qualcuno?

A questo punto un altro elemento cardine della relazione: il fatturato lordo. Sempre se non lo avete mai fatto prima (e anche se non pensate di far leggere niente a nessuno, ovviamente), prendete in considerazione i vostri ultimi 5 anni (o dall’inizio, se di meno). Perché proprio gli ultimi 5 anni? Perché si tratta di un orizzonte di tempo medio-lungo più che sufficiente per darvi una tendenza statistica della vostra redditività.

In pratica scrivete in una tabella, anno per anno, il vostro fatturato lordo (ossia il totale delle vostre fatture, senza considerare le spese, almeno per ora). Già così dovreste avere un’idea dello scopo della relazione, ma non fermatevi qui: a questo punto fate della tabella un grafico (con Office è talmente elementare che mi rifiuto di spiegarvi come fare, a parte il fatto che è così semplice che potreste farlo con carta e penna: sulla linea verticale gli euro, sulla linea orizzonte gli anni, e unite i puntini…). Il grafico esprime immediatamente la tendenza del vostro studio, ma se volete essere più precisi, riprendendo la tabella di prima potrete aggiungere un’altra colonna, con l’aumento o la diminuzione percentuale tra un anno e l’altro; se la tendenza è sempre la stessa (e mi auguro per voi che sia un aumento costante) potrete ricavare anche il tasso medio di aumento della redditività.

Già così avete fatto un ottimo lavoro, che vi sarà utile anche negli anni successivi. Se volete essere più precisi (e volete deprimervi…) aggiungete al grafico le spese. Alla tabella aggiungete quindi una terza colonna in cui scriverete il totale delle spese professionali, anno per anno, quindi aggiungete una seconda linea al grafico: l’area tra le due linee corrisponde al vostro profitto. Quali spese aggiungere? Sta a voi decidere, ma certamente ci vanno iscrizione all’albo, contributi di Cassa, assicurazione etc.; decidete voi se aggiungere anche le utenze o meno, purché ovviamente applichiate lo stesso criterio ogni anno, e specificate in una legenda cosa indicate per “spese”. Sul grafico noterete che, a differenza del fatturato che dovrebbe essere inclinato verso l’alto, la curva delle spese è tendenzialmente anelastica (ossia quasi orizzontale).

A questo punto interrogatevi e rispondete sinceramente (sempre scrivendo): quali sono i miei punti deboli? Quali i miei punti di forza? Da chi è rappresentato maggiormente il mio portfolio clienti?

A questo proposito, tornerà utile fare questa operazione: dividete le fatture in categorie a seconda del cliente (fate voi le categorie: consumatori, aziende, enti locali, oppure gratuito patrocinio e non, oppure semplicemente civile, penale, stragiudiziale e non sa/non dice…); sta a voi decidere in che gruppi dividere la clientela, ma attenti ad evitare sovrapposizioni, ossia evitate che alcuni clienti siano presenti contemporaneamente in più categorie. A questo punto fate una bella tabella, con le categorie e il fatturato corrispondente per ogni categoria, quindi fate un bel grafico a torta (chi ne vuole una fetta?). Il sistema dovrebbe tirarvi fuori automaticamente anche le percentuali corrispondenti, altrimenti fate voi il conto. Anche in questo caso, la visione del grafico potrebbe sorprendervi, ma quello che più conta non è tanto il singolo anno, ma il confronto anno per anno: qual è il settore più forte? Qual è quello che sta crescendo? Questo potrà aiutarvi ed identificare i vostri punti forti e deboli, e a prendere decisioni imprenditoriali in merito: rafforzare i punti deboli o tagliare i rami secchi e concentrarvi sui punti di forza? Entrambe sono scelte imprenditoriali possibili.

Se siete stati così diligenti da arrivare fin qui, dedicate una parte della vostra relazione alla “compliance”, ossia al rispetto di tutta la normativa cui siete sottoposti, come avvocati e come partite IVA.

Rispondete (sinceramente e per iscritto!) a queste domande: ho raggiunto i crediti formativi? Se no, perché? Ho verificato se la mia azienda rispetta la normativa anti corruzione? E se no, cosa penso di fare in proposito? Ho verificato se rispetto gli obblighi di privacy? Se no perché, e cosa  penso di fare in proposito? La sincera risposta a queste domande potrebbe anche essere “niente”, purché siate consapevoli degli standard che volete ignorare. Fate lo stesso ragionamento anche per gli obblighi previdenziali, assicurativi, fiscali (ce l’avete il POS, vero?), e infine per gli standard di qualità (esiste l’ISO 9001 anche per gli studi professionali, ne ho già parlato in altri post). Avete partecipato alla vita del vostro ordine? Avete votato alle elezioni forensi, avete partecipato alle assemblee? Se no, perché?

Una parte importante deve essere dedicata al marketing, in pratica la risposta alle domande: come ho trovato i clienti finora? Qual è stata la migliore fonte di clientela? Come sviluppo la mia reputazione, sul web e nella vita reale? Su questo argomento, come immaginate, ci sarebbe altro da scrivere, e conto di farlo in un altro post.

Infine la parte più importante: propositi per il futuro, per l’anno successivo e a lungo termine. Dopo aver riletto quello che avete scritto finora, rispondete sinceramente: cosa conto di fare in proposito l’anno prossimo? E nei prossimi 5 anni? Quali risorse dedicherete (in termini di tempo, denaro e impegno) al marketing? Come curerete la vostra formazione? Come adeguerete il vostro studio ai vari adempimenti di compliance, che magari avete trascurato sinora? Quali sono i vostri obiettivi realistici per l’anno successivo in termini di fatturato e acquisizione di nuova clientela? Quali cause andranno a sentenza l’anno prossimo? E così via. Infine, ripetete la relazione alla fine di ogni anno (ma continuando ad usare gli stessi grafici, aggiungendo i dati), per verificare se avete rispettato gli obiettivi che vi eravate imposti l’anno precedente: forse vi darete una pacca sulla spalla, forse deciderete che è l’ora di passare in proprio, o magari deciderete di cambiare mestiere, ma qualunque sia la vostra decisione lo farete a ragion veduta.